Как обеспечить исполнение поручений

Думаю, данная статья будет полезна руководителям любого уровня, но особенно «топам», так как чем выше руководитель, тем более существенный массив поручений он генерирует и тем сложнее становится вся система контроля исполнения поручений.

Под поручениями мы понимаем любые задания данные руководителем своим подчиненным через программное обеспечение по электронному документообороту, то есть любые зафиксированные задания, которые имеют конкретного исполнителя или группу исполнителей и срок исполнения. Под исполнением поручений следует понимать не только выполнение к строго указанной дате, а также качество исполнения, то есть строго в соответствии с поставленной задачей. Так как часто бывает, что исполнение не соответствует заданию.

В процессе производственной деятельности поручения генерируются с необычайной скоростью и уже довольно через короткий промежуток времени поручений становится столько, что никто не способен их удержать в голове. При этом поручения с длинным сроком исполнения имеют способность замыливаться, теряться или забываться, специально или непреднамеренно не суть важно. Важно, что такие поручения не исполняются к нужному сроку, что приводит к возникновению негативных последствий различного уровня сложности. Думаю, многим руководителям данные проблемы понятны и нет необходимости как-то глубже описывать какие последствия вызывают неисполнение поручений. При этом будем считать, что все поручения важны и их исполнение жизненно необходимо для НГДП (хотя, конечно, это не так), но будем считать, что вы даете только важные и нужные поручения и если в последствии выясняется, что какое-либо поручение потеряло актуальность, то вы его вовремя отзываете.

В реальности все гораздо сложнее, чем больше становится массив поручений, тем выше вероятность, что часть из них будет забыта или потеряна. Особенно если нет системы электронного документооборота, в которой можно накапливать и отслеживать исполнение всех поручений. При этом важно отметить, что неисполнение поручений, приводящее к возникновению проблем – это одна сторона медали, но также важно отметить, что неисполнение приводит к тому, что снижается исполнительская дисциплина у подчиненных, и как следствие снижается ваша возможность, как руководителей, управлять своими подчиненными и вверенному вам подразделению. Вы будете планировать задачи, но при этом не будете 100% уверены, что в нужный момент все будет готово к реализации этой задачи, потому что подчиненные забыли и/или вовсе «забили» на поручения. То есть снижается ваша реальная власть, как руководителя и очень неприглядно выглядит тот руководитель, у которого нет реальной власти. Как следствие это ведет к деградации всей системы управления организацией.

Дальше, я опишу то, как я вижу систему контроля исполнения поручений с учетом всей практики, которую успел накопить. Если хотите это будет «идеальная» система, без привязки к какому-либо предприятию. Описывать системы, с которыми я работал в реальности нет смысла, так как они все имели недостатки, на мой взгляд. Поэтому, я подумал, зачем описывать систему с недостатками, когда лучше описать, так как должно быть. А сможете ли вы реализовать это на практике – это уже зависит от ваших ресурсов и желания.

Итак, у вас должно быть программное обеспечение по электронному документообороту, позволяющее создавать и накапливать поручения. При этом каждое поручение должно иметь следующие отличительные характеристики (параметры):

1. Номер и дата выдачи поручения;
2. Отсылку к своему источнику, то есть должно быть понятно исходя из каких вводных данное поручение возникло (например, из: входящего письма, служебной записки, протокола, сообщения по эл. почте или другого источника);
3. Сформулирована тема поручения так, чтобы было в целом понятно, о чем оно;
4. Является ли поручение самостоятельным или связано логикой исполнения с другим поручением. Если поручение зависит от результатов выполнения другого поручения, то это должно быть отображено через возможность блокировать срок переноса данного поручения ближе, чем у того поручения, исполнение которого необходимо получить;
5. Сохранялась, без возможности редактирования, вся история промежуточных закрытий поручения.

Например, генеральный директор через управление делами или помощника реализует функции контроля сроков и входного контроля качества исполнения поручений. Таким образом, чтобы даже формально в срок закрытое поручение не попало к генеральному директору, если оно не исполнено по сути поставленной задачи. Какие поручения по направлениям деятельности или сложно или еще каким признакам проходят предварительный контроль определяются генеральным директором и все правила работы с поручениями должны быть четко отражены в нормативных документах НГДП. Необходимо помнить, что четкое и заблаговременное обозначение правил формирует должную репутацию власти. И наоборот.

Также должны быть определены четкие критерии по исполнению поручений, при каких условиях допускается перенос сроков, сколько раз, кем это определяется и для каких типов поручений. Кто имеет право осуществлять входной контроль и по каким критериям он проводится. Какие поручения считаются исполненными, а какие нет, т.к. закрытое в срок поручение – не значит еще, что оно исполнено надлежащим образом (качественно). Обязательно включить сроки и качество исполнения поручений в КПЭ заместителей генерального директора и всех нижестоящих руководителей. Обеспечить регулярный срез/отчет (1-2 раза в неделю) для контроля за своевременным исполнением поручений.