Распределение обязанностей среди сотрудников и ранжирование сотрудников по уровням профессионализма

    На многих предприятиях встречается ситуация, когда между специалистами различных категорий не существует никаких четко обозначенных различий по сложности выполняемой работы, по уровню самостоятельности работы и другим немаловажным критериям. И еще одна большая странность, когда выполняемые рабочие процессы никак не маркируются по уровню сложности и часто случается так, что специалист высокой квалификации/категории (хотя бы по должности) загружен простой и рутиной работой, которая не требует особых знаний и опыта. Таким образом предприятие переплачивает и несет ненужные затраты при таком бесконтрольном и хаотичном распределении работы. И если провести аудит подразделения и выписать все рабочие процессы и провести их оценку по уровням сложности, то может выясниться, что вместо двух ведущих специалистов достаточно будет иметь одного, а вместо одного специалиста выгоднее иметь двух.

    Очень часто какие-либо рабочие процессы внутри отдела замкнуты на одном исполнителе. Если это небольшая по кол-ву операций работа или сложно делимая, то такое положение вещей вполне допустимо, но остается также достаточное кол-во рабочих процессов, которые легко делятся на 2 или 3 категории сложности работы. И поэтому целесообразней будет, если в выполнении одного рабочего процесса, состоящего из работ различного уровня сложности будет принимать участие как минимум 2 специалиста различной категории, то есть при таком подходе обеспечивается наибольшая эффективность при эксплуатации сотрудников различного уровня. Я предлагаю выделить 5 категорий сложности работ:

5 категория: Простые, односложные, механические и циклически повторяющиеся действия. Работа ведется по жестким, однозначным алгоритмам, инструкциям или скриптам, которые исключают двоякое толкование. При выполнении этой работы нет необходимости контактировать с коллегами или работниками других служб. Данная работа требует: базовой грамотности, внимательности, исполнительности, умение выполнять монотонную работу. Масштаб выполняемых задач как правило не выходит за пределы своего отдела или управления.

Примеры работы: Ввод первичных данных в базу, сканирование и подшивка документов, сортировка писем, выполнение простых замеров по шаблону.

4 категория: Разнородные, но стандартные и регулярно повторяющиеся рабочие операции. Задача состоит из нескольких последовательных этапов. Есть необходимость постоянно взаимодействовать с коллегами из своего управления, а также периодически и с коллегами из других подразделений. Исполнитель сталкивается с ситуациями выбора, но этот выбор ограничен понятными правилами (например, «если условие А — примени шаблон №1, если условие Б — шаблон №2»). Требуется понимание базовых взаимосвязей в рамках своей узкой функции, умение работать со справочной информацией и стандартным софтом.

Примеры работы: Составление типовых договоров или актов, подготовка стандартных ежемесячных отчетов, проведение базового технического обслуживания оборудования по регламенту. Проведение несложных расчетов, осуществлять сбор информации. 

3 категория: Комплексные задачи, требующие сбора, сопоставления и анализа разнородной информации. Работа связана с решением проблем средней сложности, требующая специальных знаний и опыта. Осуществление постоянного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Готового шаблона для решения задачи нет, но существуют общие методические рекомендации. Исполнителю необходимо самостоятельно выбрать оптимальный путь решения из множества существующих альтернатив. Требуется развитое аналитическое и критическое мышление, знание смежных функций, умение интерпретировать данные в зависимости от контекста.

Примеры работы: Проведение детального финансового или технического анализа, подготовка ТЭО (технико-экономического обоснования) локального проекта, урегулирование нестандартных претензий от клиентов или контрагентов, проведение расчетов, сбор и оценка поступающей информации. (подготовка и согласование проектов приказов)   

2 категория: Уникальные, масштабные и слабоструктурированные задачи, охватывающие несколько направлений деятельности компании. Часто выполняются в условиях жесткого дефицита времени или информации, влияющая на бизнес-показатели всего управления. Прецеденты решения подобных задач в компании отсутствуют или неприменимы. Исполнителю необходимо комбинировать различные подходы, проводить исследования и создавать принципиально новые решения с нуля. Требуется проективное мышление, экспертные знания на стыке дисциплин, способность прогнозировать скрытые риски и последствия принимаемых решений.

Примеры работы: Разработка новой корпоративной методологии или технического регламента, оптимизация сквозного бизнес-процесса компании, аудит и исправление критических сбоев в крупных системах.

1 категория: Решает нестандартные, кросс-функциональные задачи, влияющие на бизнес-показатели всего департамента (блока) или компании (оптимизация процессов, кризис-менеджмент). Задачи характеризуются постоянным изменением внешних факторов (законодательство, макроэкономика, геополитика, действия конкурентов). Требуется системное макромышление, способность видеть картину целиком, умение управлять рисками в условиях полной неизвестности и нести за них персональную ответственность. 

Примеры работы: Разработка долгосрочной инвестиционной или технологической стратегии развития корпорации, реструктуризация крупных холдингов, создание антикризисных программ при изменении рыночной конъюнктуры.

Проект таблицы для составления реестра рабочих процессов подразделения

Помимо реестра РП необходимо составить карту каждого РП для общего четкого понимания того, что и как надо делать, но и для отображения уровней сложности каждого участка РП.

Уровень самостоятельности и контроля

5 категория: Минимальная самостоятельность (Жесткий операционный контроль).

Исполнитель работает пошагово по детальным инструкциям и скриптам под постоянным присмотром старшего коллеги и/или руководителя. Не имеет права менять порядок действий или принимать решения при отклонениях от нормы. Контролируется каждый шаг, правильность ввода данных или выполнения механических операций в течение дня.

4 категория: Ограниченная самостоятельность (Промежуточный контроль).

Самостоятельно выполняет простые, цикличные и хорошо знакомые задачи. При возникновении любой нестандартной ситуации или проблемы (даже незначительной) обязан немедленно остановить процесс и передать вопрос руководителю или курирующему специалисту. Руководитель регулярно проверяет промежуточные этапы выполнения задачи (например, в конце каждого дня или перед переходом к следующему этапу проекта). Работник отвечает за соблюдение сроков выполнения стандартных рутинных процедур.

3 категория: Базовая автономия (Целевой контроль по результату).

Работник получает от руководства только конечную цель и сроки (например: «подготовить аналитический отчет по затратам за месяц»). Исполнитель сам планирует свое рабочее время и выбирает стандартные методы решения задачи из имеющегося арсенала. Руководитель оценивает только готовый результат в точке дедлайна. Внутренний процесс выполнения задачи сотрудником начальника не интересует. Работник отвечает за качество, достоверность и своевременность сдачи итогового продукта своего личного участка работы.

2 категория: Высокая самостоятельность (Выборочный экспертный контроль).

Работник самостоятельно ведет крупные и сложные блоки работ или отдельные проекты. При столкновении с нестандартной проблемой сам ищет варианты её решения, готовит аналитику и предлагает руководителю уже готовые сценарии на выбор. Может давать задания и проверять работу коллег из Категорий 5 и 4. Контроль происходит в рамках плановых еженедельных совещаний или при защите вех проекта. Работник отвечает за общие бизнес-показатели своего направления или за успешную реализацию локального проекта компании.

1 категория: Полная экспертная автономия (Самоконтроль).

Сотрудник сам определяет, какие задачи и проблемы на его направлении требуют решения, и сам формирует для себя план действий. Обладает правом финальной экспертной подписи, его решения не перепроверяются с технической точки зрения. Разрабатывает новые методологии и регламенты для компании. Прямой контроль со стороны руководства практически отсутствует. Может давать задания и проверять работу коллег из Категорий 5-3.  Оценка эффективности идет по долгосрочным KPI (квартал/полгода/год) и общему вкладу в развитие функции. Несет финансовую и методологическую ответственность за критически важные для компании процессы, риски и масштабные кросс-функциональные задачи.

Ниже приведена итоговая таблица со всеми важными критериями для оценки ваших работников, чтобы понимать какому уровню они реально соответствуют. Важно обсудить со своими подчиненными эту таблицу, чтобы каждый понимал какому он уровню соответствует, что система оценок прозрачна и главное, чтобы ваш сотрудник понимал какие усилия ему необходимо приложить для выхода на новый уровень.

(дополняется)