Распределение обязанностей среди сотрудников и ранжирование сотрудников по уровням профессионализма

    На многих предприятиях встречается ситуация, когда между специалистами различных категорий не существует никаких четко обозначенных различий по сложности выполняемой работы, по уровню самостоятельности работы и другим немаловажным критериям. И еще одна большая странность, когда выполняемые рабочие процессы никак не маркируются по уровню сложности и часто случается так, что специалист высокой квалификации/категории (хотя бы по должности) загружен простой и рутиной работой, которая не требует особых знаний и опыта. Таким образом предприятие переплачивает и несет ненужные затраты при таком бесконтрольном и хаотичном распределении работы. И если провести аудит подразделения и выписать все рабочие процессы и провести их оценку по уровням сложности, то может выясниться, что вместо двух ведущих специалистов достаточно будет иметь одного, а вместо одного специалиста выгоднее иметь двух.

    Очень часто какие-либо рабочие процессы внутри отдела замкнуты на одном исполнителе. Если это небольшая по кол-ву операций работа или сложно делимая, то такое положение вещей вполне допустимо, но остается также достаточное кол-во рабочих процессов, которые легко делятся на 2 или 3 категории сложности работы. И поэтому целесообразней будет, если в выполнении одного рабочего процесса, состоящего из работ различного уровня сложности будет принимать участие как минимум 2 специалиста различной категории, то есть при таком подходе обеспечивается наибольшая эффективность при эксплуатации сотрудников различного уровня. Я предлагаю выделить 5 категорий сложности работ:

5 категория: работник выполняет локальные, рутинные и технические операции, не требующая особенных умственных усилий. При выполнении этой работы нет необходимости контактировать с коллегами или работниками других служб, но как правило работа такого типа требует повышенной внимательности. Масштаб выполняемых задач как правило не выходит за пределы своего отдела или управления. (сбор данных, заполнение таблиц).

4 категория: рутинная работа, требующая некоторых специальных знаний и опыта. Есть необходимость постоянно взаимодействовать с коллегами из своего управления, а также периодически и с коллегами из других подразделений. Проведение несложных расчетов, осуществлять сбор информации. (первичный анализ входящей информации, подготовка черновиков служебных записок)

3 категория: рутинная работа, требующая специальных знаний и опыта. Осуществление постоянного взаимодействия с коллегами из других подразделений, проведение расчетов, сбор и оценка поступающей информации. (подготовка и согласование проектов приказов)   

2 категория: ведет отдельные проекты, участки учета или технологические процессы среднего уровня сложности, влияющие на бизнес-показатели всего управления

1 категория: решает нестандартные, кросс-функциональные задачи, влияющие на бизнес-показатели всего департамента (блока) или компании (оптимизация процессов, кризис-менеджмент).

Проект таблицы для составления реестра рабочих процессов подразделения

(Таблица)

Помимо реестра РП необходимо составить карту каждого РП для общего четкого понимания того, что и как надо делать, но и для отображения уровней сложности каждого участка РП.

 

Уровень самостоятельности и контроля

5 категория: Минимальная самостоятельность (Жесткий операционный контроль).

Исполнитель работает пошагово по детальным инструкциям и скриптам под постоянным присмотром старшего коллеги. Не имеет права менять порядок действий или принимать решения при отклонениях от нормы. Контролируется каждый шаг, правильность ввода данных или выполнения механических операций в течение дня.

4 категория: Ограниченная самостоятельность (Промежуточный контроль).

Самостоятельно выполняет простые, цикличные и хорошо знакомые задачи. При возникновении любой нестандартной ситуации или проблемы (даже незначительной) обязан немедленно остановить процесс и передать вопрос руководителю или курирующему специалисту. Руководитель регулярно проверяет промежуточные этапы выполнения задачи (например, в конце каждого дня или перед переходом к следующему этапу проекта). Работник отвечает за соблюдение сроков выполнения стандартных рутинных процедур.

3 категория: Базовая автономия (Целевой контроль по результату).

Работник получает от руководства только конечную цель и сроки (например: «подготовить аналитический отчет по затратам за месяц»). Исполнитель сам планирует свое рабочее время и выбирает стандартные методы решения задачи из имеющегося арсенала. Руководитель оценивает только готовый результат в точке дедлайна. Внутренний процесс выполнения задачи сотрудником начальника не интересует. Работник отвечает за качество, достоверность и своевременность сдачи итогового продукта своего личного участка работы.

2 категория: Высокая самостоятельность (Выборочный экспертный контроль).

Работник самостоятельно ведет крупные и сложные блоки работ или отдельные проекты. При столкновении с нестандартной проблемой сам ищет варианты её решения, готовит аналитику и предлагает руководителю уже готовые сценарии на выбор. Может давать задания и проверять работу коллег из Категорий 5 и 4. Контроль происходит в рамках плановых еженедельных совещаний или при защите вех проекта. Работник отвечает за общие бизнес-показатели своего направления или за успешную реализацию локального проекта компании.

1 категория: Полная экспертная автономия (Самоконтроль).

Сотрудник сам определяет, какие задачи и проблемы на его направлении требуют решения, и сам формирует для себя план действий. Обладает правом финальной экспертной подписи, его решения не перепроверяются с технической точки зрения. Разрабатывает новые методологии и регламенты для компании. Прямой контроль со стороны руководства практически отсутствует. Может давать задания и проверять работу коллег из Категорий 5-3.  Оценка эффективности идет по долгосрочным KPI (квартал/полгода/год) и общему вкладу в развитие функции. Несет финансовую и методологическую ответственность за критически важные для компании процессы, риски и масштабные кросс-функциональные задачи.

(дополняется)